Czy kiedykolwiek myślałeś, że firma o bardzo złożonej strukturze i skomplikowanych zadaniach działa jak szwajcarski zegarek? W jaki sposób mogą dokładnie zaplanować pracę zaawansowanych produktów lub usług i szybko podbić zmieniający się rynek? Pomagają w tym programy do zarządzania projektami.
Z niniejszego artykułu dowiesz się:
- na jakie programy do zarządzania projektami zwrócić uwagę?
- Jakie są cechy zwinnych i klasycznych metod?
- Jakie terminy możesz spotkać w nowoczesnej firmie zarządzającej?
Programy do zarządzania projektami
W tym artykule chcemy wprowadzić Cię w różne sposoby pracy w firmie. Zwykle są one dobrze znane pod wspólnym hasłem „Metodyka zarządzania projektami”. Bardziej zaawansowani znawcy tych zagadnień z pewnością zwrócą uwagę, że jest to duże uproszczenie – niektóre z poniższych koncepcji należy nazwać pomysłami lub standardami zachowania. Bez względu na to, jak na to spojrzysz, na pewno napotkasz w swojej karierze nazwy takie jak Agile, Scrum, Kanban, Lean czy Waterfall – czasami pojawiają się one już w ofertach pracy. Dlatego warto przynajmniej krótko zrozumieć o co w nich chodzi.
Jak zarządzać projektami?
Tradycyjne metody zarządzania projektami opierają się na z góry określonej sekwencji kroków, które są wykonywane w celu uzyskania zamierzonych rezultatów. W skrócie – jest to plan przejścia z punktu A do punktu B. Ta metoda jest skuteczna, gdy cel jest jasny i łatwy do zdefiniowania, a sposób jego osiągnięcia można zaplanować z wyprzedzeniem. Innymi słowy, gdy klienci lub menedżerowie dokładnie znają swoje potrzeby i gwarantują, że koncepcja ta nie ulegnie zmianie w tym okresie. Tradycyjne metody zarządzania projektami coraz częściej okazują się niekompatybilne z nowoczesnymi organizacjami lub przynajmniej niektórymi procesami.
Dlatego od jakiegoś czasu możemy obserwować tzw. zwinne zarządzanie projektami. O co chodzi? W ten sposób projekt dzieli się na mniejsze etapy, a każdy z nich może elastycznie zmieniać w zależności od opinii klientów czy nowych sytuacji. Metody zwinne wprowadzają również możliwość rozwiązań prototypowych. Tego typu zarządzanie projektami warto zastosować, zwłaszcza gdy firma staje przed większym zadaniem po raz pierwszy. W taki momencie trudno przewidzieć z góry przebieg procesu, a zakres projektu nie został w pełni określony.
A jeśli jesteś zainteresowany jak zwiększyć efektywność pracy, koniecznie przeczytaj nasz artykuł.
Programy do zarządzania projektami, które ułatwią Ci pracę
Aby pomóc Ci rozwiązać dość skomplikowany problem, przygotowaliśmy mapę koncepcyjną, która pomoże Ci wejść do firmy z różnymi metodami zarządzania. Może któryś z nich zainspiruje Cię do zainicjowania zmiany organizacyjnej?
Agile
Punktem wyjścia jest założenie, że nie jest możliwe dokładne zaplanowanie całego procesu pracy nad projektem. Dlatego ta metoda opiera się na analogii z pętlami programowania. Pod względem ludzkim zespół zaangażowany w dany projekt składa się m.in. z programistów, właścicieli produktów, ekspertów UX i UI, brand managerów, marketingu, sprzedaży i innych ekspertów. Ciągle dostarczają oni mniejsze części, które pozwalają zbierać opinie i elastycznie wprowadzać wszelkie zmiany. Najpierw trzeba opracować priorytetowe rozwiązania, aby mieć skuteczny produkt, który można dalej rozwijać i ulepszać.
Kanban
Kanban to technologia pracy projektowej z Japonii, która wykorzystuje unikalny panel do wizualnej prezentacji struktury lub postępu realizacji zadania. Wersja podstawowa zawiera następujące sekcje: „Do zrobienia”, „W toku” i „Gotowe”, ale można tu również skorzystać z innych oddzielnych systemów planowania.
Scrum
W firmie wdrażającej Scruma spotkasz się z procesem dzielenia projektu na mniejsze etapy, tzw. sprinty. Nie trwają one dłużej niż kilka tygodni. Realizacja każdego zadania jest wykonywana przez mały zespół, który opracowuje i testuje każdą część systemu (lub szerzej, jeśli nie dyskutujemy stricte o rozwiązaniach z zakresu IT), a następnie przygotowuje się do wdrożenia. Więc najpierw możesz wprowadzić produkt na rynek i zacząć zarabiać na stosunkowo wczesnym etapie, a następnie zebrać opinie użytkowników, co pozwoli Ci zaplanować ulepszenia lub zmniejszyć potencjalne straty.
Waterfall (model kaskadowy)
To tylko tradycyjna metoda zarządzania projektami. W modelu kaskadowym projekt zostanie zrealizowany zgodnie z dokumentem napisanym na początku i „przekazany” do klienta po zakończeniu wszystkich prac. Dlatego czas oczekiwania na widoczny efekt podjętej akcji może być bardzo długi. Pracę dzieli się na następujące etapy: planowanie, analiza, projektowanie, wdrażanie oraz testowanie. W modelu tym nie ma miejsca na uwzględnienie aktualnych, nieprzewidzianych wcześniej wymagań biznesowych i wprowadzenie zmian do pierwotnych założeń.
Lean
Zarządzanie w modelu lean opiera się na analizie działalności organizacji, procesów trwających zbyt długo, nieefektywnych procedur, identyfikowane są punkty przynoszące raczej straty niż zyski. Szukaj prostszego i efektywniejszego sposobu działania. Pozwoli tozaoszczędzić czas, obniżyć koszty, zwiększyć satysfakcję oraz w pełni wykorzystać możliwości pracowników, a następnie wdrożyć usprawnienia w firmie.
Prowadzenie biznesu związane jest zazwyczaj z ogromną presją. Bez względu na branżę lub rynek, w którym się znajdujesz, codziennie napotkasz pewne przeszkody i popełnisz wiele błędów. Możesz jednak zmniejszyć liczbę błędów, zapraszając odpowiednie osoby. Na etapie rozwoju biznesu staramy się nadążać za wszystkim niemożliwym, dlatego będziesz musiał zatrudniać wielu wykonawców i ekip. A może masz wewnętrzny zespół do realizacji własnego projektu i dostarczenia go do klienta? W każdym przypadku Twoja firma może skorzystać z metod zarządzania projektami. Są to specjalnie zaprojektowane systemy, które potrafią przekształcić dużą liczbę niemożliwych do wykonania zadań w idealny porządek.
