Delegowanie zadań w pracy to jedna z kluczowych możliwości stanowisk kierowniczych. Osoby, które umiejętnie potrafią przydzielać zadania, radzą sobie lepiej. Wymaga to od kierownika zaproponowania określonych umiejętności i oczekiwań, przeanalizowania wyników pracy oraz udzielenia informacji zwrotnej.
Aby móc efektywnie zarządzać pracą zespołu, należy najpierw wypracować odpowiednie metody i postawy. Menedżer powinien wiedzieć, czy dobrze rozumie i poznaje umiejętności każdego w zespole. Będzie to determinowało dalsze działania i efekty (np. czy zadania przed nim zostaną wykonane terminowo zgodnie z właściwymi standardami). Dlatego warto zwrócić uwagę na komunikację i wiedzieć, kto będzie najlepszym ekspertem w danym projekcie. Warto również zapoznać się ze skutecznym motywowaniem swoich podwładnych. To też może podnieść efektywność ich pracy.
Delegowanie zadań w pracy przez młodego managera
Młodym szefom czasami trudno jest przenieść odpowiedzialność na innych. Właśnie dlatego zaleca się, aby zaczęli od delegowania drobnych, niezbyt uciążliwych i nieodpowiedzialnych zadań. Pomaga to nie tylko budować relacje oparte na zaufaniu, ale także lepiej zrozumieć możliwości i umiejętności poszczególnych pracowników.
Jeśli dopiero zaczynasz zarządzać zespołem, pamiętaj:
- O wyraźnym wskazaniu wyników zadania, które przewidujesz i oczekujesz,
- Systematycznym przeglądaniu postępów. Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu wykonują przydzieloną im pracę.
Czas jest Twoim sprzymierzeńcem
W pracy menedżera ważna jest również regularność i umiejętne delegowanie zadań. Bardzo ważne jest, aby dać pracownikom wystarczająco dużo czasu na wykonanie określonych projektów. Bufor ten powinien uwzględniać czas potrzebny pracownikom na samodzielne wykonanie określonych zadań oraz czas potrzebny kierownikom na udzielenie wskazówek, pomocy lub informacji zwrotnej.
Kieruj zadania od razu
Otrzymane zadania warto od razu powierzyć swoim pracownikom. W takim przypadku zwlekanie może oznaczać zmniejszenie wydajności pracy. Im mniej czasu przydzielisz sobie do określonego zadania, tym mniej czasu masz na wykonanie zadania. Jeśli okaże się, że osoby przydzielone do konkretnego projektu nie mogą sobie poradzić, może to skomplikować sytuację.
Doświadczony menedżer może szybko ocenić, czy dany podwładny posiada niezbędne zdolności i czy poradzi sobie z powierzoną mu pracą. Można również delegować zadania wspierające pracowników w rozwijaniu umiejętności, na których im zależy oraz podnoszące ich efektywność pracy.
Ważne są porady i wsparcie
W zarządzaniu zadaniami bardzo ważna jest relacja z danym pracownikiem. Kierownik polega na swoich podwładnych i wierzy, że wykonają powierzone im zadania w sposób odpowiedzialny i rzetelny. Z drugiej strony pracownicy powinni mieć poczucie, że w trudnych chwilach mogą uzyskać fachową poradę i niezbędne wsparcie przełożonych. Dobre połączenia są tutaj kluczowe.
Menedżerowie nie powinni czekać do ostatniej chwili przed zakończeniem zadania, aby zapytać, czy ktoś ma jakieś pytania i czy wszystko idzie zgodnie z planem. Dzięki spotkaniu na temat postępu możesz stale monitorować stan pracy i pokonywać pojawiające się trudności.
Zasady ważne od początku
Przy delegowaniu zadań należy również pamiętać o rozróżnieniu ich pod względem ważności i kolejności. Można też zapewnić pracownikom ramy, w których mogą działać, co jest związane np. z planowanym budżetem. Jako menadżer możesz zarządzać pracą tylko tych osób, które bezpośrednio pracują w Twoim zespole. Jeśli chcesz zaprosić do współpracy osoby z zewnątrz, musisz uzyskać zgodę ich przełożonego. Identyfikując rzeczy, które pracownicy mogą samodzielnie podejmować od samego początku, zdecydowanie usprawni pracę nad projektem.
Warto również korzystać z narzędzi wspierających menedżerów w procesie delegowania zadań i kontrolowania postępów. Godne uwagi są programy publiczne i bezpłatne, takie jak Trello czy Any.do.
Eksperci rynku pracy przewidują, że umiejętności szybkiego zarządzania są ważne także dla tych, którzy nie zajmują się na co dzień zadaniami związanymi z zarządzaniem zespołem. Dlatego niezależnie od tego, jak planujemy dalszy rozwój kariery, powinniśmy ćwiczyć te umiejętności. Jesteśmy przekonani, że powyższy artykuł skutecznie przekonał Cię do zainteresowania tematem.
